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Scanlily ist einfach zu bedienen! Hier ist eine kurze Einführung in die Funktionen von Scanlily.
Wie funktionieren Artikel- und Behälterseiten?
Die Artikelseite ist der Ort, an dem Sie Artikel und Behälter hinzufügen, aktualisieren und anzeigen. Jede Artikelseite speichert:
• Den Namen Ihres Artikels
• Den QR-Code oder Barcode des Artikels, gespeichert im ID-Feld
• Den Artikeltyp, der bestimmt, welche Attribute auf der Artikelseite angezeigt werden.
• Die Kategorie des Artikels (zum Beispiel „Büromaterial" oder „Werkzeuge")
• Attribute, wie Markierungen, Mengen, Daten, Text und Zahlen zum Artikel
◦ Adresse ist ein Attribut, das die primäre physische Adresse verfolgt, an der Sie die meisten Ihrer Artikel erwarten.
◦ Ort ist ein Attribut, das einen physischen Raum an einer Adresse verfolgt (z.B. "Raum A" oder "Keller").
• Anhänge, die Notizen, Bilder, Audio und Dokumente sein können; jeder Artikel kann beliebig viele haben. Sie können Erinnerungen für Ihre Notizanhänge einstellen.
Mehr über Artikelseiten erfahren Sie hier!
Behälterseiten sind Artikelseiten, die andere Artikel enthalten können. Behälter haben alle Attribute und Anhänge wie jeder andere Artikel. Behälter können auch wieder zu normalen Artikeln herabgestuft werden, die keine anderen enthalten können. Behälter können andere Behälter enthalten. In der realen Welt könnte dies ein Kastenbehälter auf einem Regalbehälter sein. Sie können auch virtuelle Objekte wie verschachtelte Ordner darstellen. Mehr über Behälter erfahren Sie hier.
Was ist die Scanlily-Benutzerwebsite und wie unterscheidet sie sich von der Scanlily-App?
Die Scanlily-App ist im Apple App Store und bei Google Play verfügbar. Sie können Artikel scannen und Ihr Inventar erstellen und verwalten. Die Scanlily-Benutzerwebsite ist eine webbasierte Schnittstelle zu Scanlily, mit der Sie die App in Ihrem Webbrowser ausführen, Berichte erstellen, Ihr Inventar in einer Tabellenansicht verwalten, Benutzer und deren Zugriffsrechte verwalten und administrieren, Ihre Artikel auf Ihrem lokalen Rechner sichern und Ihr Inventar teilen können.
Was ist die Scanlily GPS-Funktion?
GPS-Tracking ist eine kostenlose, optionale Funktion in der Scanlily-App. Die GPS-Koordinaten eines Artikels werden jedes Mal aktualisiert, wenn sein QR-Code gescannt wird. Dies ist hilfreich, wenn Sie Artikel an mehreren Standorten verwalten. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Geräte zwischen zwei Standorten hin und her bewegen muss, müssen Sie nur den QR-Code scannen, sobald Sie am Standort ankommen. Ein Teammitglied kann dann Artikel in der Scanlily-App oder -Website nachschlagen. Sie können den Standort eines Artikels auch manuell eingeben.
Wie suche ich nach Artikeln in meinem Scanlily-Inventar?
Es gibt drei Hauptmöglichkeiten, Ihr Inventar in Scanlily zu durchsuchen.
1. Sie können nach einem Artikel suchen, indem Sie seinen Namen in die Suchleiste auf der Artikellistenseite eingeben. Sie können Ihre Ergebnisse mit dem Dropdown-Menü „Sortieren nach" filtern.
2. Sie können Scanilys KI-Suchmaschine jede Frage über Ihr Inventar stellen. Sie wird die relevantesten Artikel anzeigen, die Sie haben.
3. Sie können auch suchen, indem Sie ein Foto eines Artikels hochladen oder aufnehmen. Klicken Sie auf die Suchleiste im Hauptmenü. Klicken Sie dann auf das Kamerasymbol. Machen Sie ein Foto von Ihrem Artikel und schneiden Sie es passend zu. Scanilys KI-Bilderkennung zeigt Artikel in Ihrem Inventar an, die Ihrem Foto ähnlich sehen. Dies ist hilfreich, wenn Sie die Informationen für ein Objekt in einem Inventar abrufen möchten, an dessen Namen Sie sich nicht erinnern.
Was sind Artikelattribute/-felder in Scanlily?
Jeder Artikel, den Sie zu Scanlily hinzufügen, kann eine Reihe von Attributen haben - auch als „Felder" bekannt. Attribute können alles sein, was den Artikel beschreibt. Dies könnte ein Standardattribut sein, das Scanlily bereitstellt, wie „Menge" oder „Modellnummer". Oder es könnte ein benutzerdefiniertes Attribut sein, das Sie für Ihre Bedürfnisse erstellen, wie „Gangnummer". Mehr über Attribute erfahren Sie hier.
Was sind die Methoden zum Scannen eines Scanlily QR-Labels?
Die typischste Verwendung von Scanlily erfolgt mit den Etiketten, die Sie auf der Scanlily-Website oder bei einem Online-Händler wie Amazon oder Walmart kaufen können. Hier sind drei Möglichkeiten, sie zu scannen:
1. Einen QR mit der Scan-Schaltfläche der App scannen
2. Den QR mit der Kamera des Telefons scannen, wenn die App installiert ist. Dies öffnet die App.
3. Ohne App mit der Kamera des Telefons scannen. Dies öffnet eine Webseite mit dem Inhalt des Artikels.
Kann ich meine eigenen QR- oder Barcode-Etiketten verwenden?
Ja! Sie können Ihre eigenen proprietären Barcodes (Nicht-Scanlily-Barcodes) mit einem Pro- oder Business-Konto verwenden. Die Scanlily-App muss heruntergeladen werden, um auf die Informationen mit einem proprietären Barcode oder QR zuzugreifen. Scanlily-QRs können mit oder ohne installierte App gescannt werden.
Was sind Kategorien?
Kategorien sind eine optionale Möglichkeit, Ihre Artikel in ähnliche Gruppen zu organisieren. Dies hilft Ihnen, verwandte Artikel zu sehen, die nicht im selben Behälter oder Standort gespeichert sind. Beispielkategorien sind „Büromaterial", „Bürobedarf" und „Werkzeuge". Mehr über Kategorien erfahren Sie hier.
Wie kann ich verschiedenen Benutzern in meinem Konto unterschiedliche Zugriffsrechte geben?
Sie müssen ein Business-Konto einrichten, um Benutzer einzuladen und zu verwalten.
Eine Benutzergruppe ist eine Gruppe von Benutzern, denen Berechtigungen für bestimmte Kategorien von Artikeln erteilt werden können. Sie könnten beispielsweise eine Benutzergruppe „Gärtner" erstellen, die die Artikel der Kategorie „Werkzeuge" lesen, schreiben und buchen kann, aber andere Artikel in Ihrem Inventar nicht anzeigen kann.
Benutzerrollen: Benutzern in einem Business-Konto kann eine von sieben Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsoptionen zugewiesen werden. Die höchste Ebene, Superbenutzer, kann Benutzer einladen und alle Inhalte bearbeiten, während die niedrigste Ebene, Betrachter, nichts bearbeiten kann. Nachfolgend die sieben Benutzerrollen:
• Superbenutzer: Benutzer mit dieser Rolle haben vollen Zugriff auf das Konto, einschließlich Abrechnungsinformationen und Systemeinstellungen. Sie können auch die Rollen eines Administrators ausführen.
• Administrator: Benutzer mit dieser Rolle können Benutzer und Teams verwalten, Adressen einrichten und Artikeltypen definieren. Sie können auch die Rolle eines Erweiterten Benutzers und Terminplaners ausführen.
• Erweiterter Benutzer: Benutzer mit dieser Rolle können Artikelinformationen für jeden Artikel bearbeiten und Listen erstellen. Sie können auch Aktionen für ihre Teams ausführen und bearbeiten sowie andere Rollen eines Standardbenutzers ausführen.
• Terminplaner: Benutzer mit dieser Rolle können Aktionen für andere Benutzer erstellen und bearbeiten, wie Ausleihen, Reservierungen und Artikelzuweisungen an Benutzer. Sie können auch die Rollen eines Standardbenutzers ausführen.
• Standardbenutzer: Benutzer mit dieser Rolle können Kommentare und Fotos zu Artikeln hinzufügen und Aktionen für ihre Teams ausführen. Dies umfasst das Erstellen und Bearbeiten von Ausleihen und Reservierungen.
• Eingeschränkter Benutzer: Benutzer mit dieser Rolle können alle Artikel für ihre Konten anzeigen und Buchungen vornehmen. Sie können auch Kommentare, Fotos und Audioclips an Artikel anhängen.
• Betrachter: Benutzer mit dieser Rolle können alle Artikel für ihr Konto anzeigen.
Mehr über Benutzerrollen erfahren Sie hier.
Wie füge ich Artikel und Behälter zu Scanlily hinzu?
Hier sind einige Möglichkeiten, Artikel und Behälter hinzuzufügen. Lesen Sie mehr in den verlinkten Abschnitten.
Mit KI-Bilderkennung hinzufügen
Einen Behälter mit einem Scanlily QR hinzufügen und dann Artikel mit Scanlily QRs dazu hinzufügen
Einen Artikel mit einem Scanlily QR hinzufügen. Behalten wie er ist, zu einem Behälter hinzufügen oder optional in einen Behälter umwandeln Einen Artikel manuell hinzufügen
Aus einer Tabellenkalkulation oder JSON-Datei importieren
Wie funktionieren Anhänge?
Der Anhängebereich ermöglicht es Ihnen, Fotos des Artikels, Notizen und Dokumente anzuhängen. Sie können sie verwenden, um so viele Bilder zu posten oder so viele Notizen hinzuzufügen, wie Sie möchten, ohne jede als separates Attribut eingeben zu müssen. Sie können auch mehrere Benutzer haben, die verschiedene Notizen und Bilder über den Artikel als fortlaufende, zeitgestempelte Konversation anhängen. Mehr erfahren Sie hier über Anhänge.
Wie kann ich mein Inventar exportieren? Kann ich mein Inventar sichern?
Alle Abonnenten, ob kostenlos oder Teil eines kostenpflichtigen Abonnements, können ihre Textdaten mit der Tabellenfunktion auf der Scanlily-Benutzerwebsite in eine Tabellenkalkulation exportieren. Während der Export von Textdaten in flacher Tabellenform für alle Abonnementstufen kostenlos ist, erfordert der Export in eine hierarchische Struktur, die alle Fotos und Anhänge enthält, ein Business-Abonnement. Der Import erfordert ebenfalls ein Business-Abonnement.
Was sind die verschiedenen Arten von Buchungen?
Es gibt drei Buchungsmodi: Ausleihmodus, Reservierungsmodus und Reservierung mit Abholmodus.
1. Ausleihmodus ist vergleichbar mit dem Ausleihen von Büchern aus einer Bibliothek. Die Zustände für Ihre Artikel sind Verfügbar und Ausgeliehen. Sie können sehen, wer welchen Artikel ausgeliehen hat.
2. Im Reservierung mit Abholmodus reservieren Benutzer den Artikel in einem Kalender. Wenn sie kommen, um den Artikel abzuholen, können sie ihn scannen und im System abholen. Wenn Benutzer (hoffentlich) den Artikel vor Fälligkeit zurückgeben, können sie ihn scannen, um ihn zurückzugeben.
3. Reservierungsmodus ist ein einfacherer Modus von Reservierungen, der wie die Reservierung eines Besprechungsraums funktioniert. Benutzer reservieren einen Artikel im Kalender und müssen nicht scannen oder berichten, wann sie tatsächlich ein- oder auschecken (oder Artikel abholen oder abgeben).
Kann ich den Buchungsmodus nach der Einrichtung ändern?
Es ist möglich, bei Bedarf mitten im Prozess die Modi zu wechseln. Es ist nicht möglich, zwei Modi gleichzeitig auf einem Konto zu haben, aber Sie können mehr als ein Konto haben. Mehr erfahren Sie hier.
Kann ich Daten in Scanlily importieren?
Sie müssen ein Pro- oder Business-Website-Benutzer sein, um alle Ihre Daten zu importieren oder zu exportieren. Mehr über Datenimport und -export erfahren Sie hier. Kostenlose Benutzer können Artikellisten mit Feldern, aber ohne Bilder exportieren.
Wie kann ich Verlauf/Audit-Trails nutzen?
Scanlily führt einen Verlauf der Änderungen an einem Artikel. Dies dient als nützlicher Audit-Trail, insbesondere wenn es mehr als einen Benutzer für das Konto gibt. Sie können sehen, wer den Artikel geändert hat und was daran geändert wurde. Mehr erfahren Sie hier.
Was ist die Verwendung des ID-Feldes?
Das ID-Feld ist dazu gedacht, den QR-Code oder Barcode des Artikels zu enthalten. Es gibt auch alternative Felder wie SKU zur Speicherung von Produktkennungen - obwohl sie nicht so prominent angezeigt werden. Pro- und Business-Abonnenten können ihre eigenen Nicht-Scanlily-Barcodes oder IDs im ID-Feld speichern. Mehr erfahren Sie hier.
Wie erstelle ich Kopien von Artikeln?
Es gibt eine Funktion „Mehrere erstellen", mit der Sie Kopien von Artikeln erstellen können, die Sie dann bearbeiten können. Dies ist eine schnelle Möglichkeit, Artikel hinzuzufügen. Mehr darüber erfahren Sie hier.
Was ist ein Artikeltyp?
Der Artikeltyp eines Artikels bestimmt, welche Attribute auf der Artikelseite angezeigt werden. Sie könnten beispielsweise einen Artikeltyp „Buch" mit Attributen wie „Kosten", „Preis", „Seitenzahl" und „Verlag" haben. Mehr über Artikeltypen erfahren Sie hier.
Was ist der Unterschied zwischen einem Standort und einer Adresse?
Wenn Sie Scanlily zum ersten Mal einrichten, werden Sie gebeten, eine Adresse für Ihr Konto einzugeben. Sie können zusätzliche Adressen hinzufügen, wenn Sie ein Pro- oder Business Konto haben. Für Scanlily ist ein Standort ein physischer Raum an einer Adresse. Jede Adresse kann mehr als einen Standort haben. Zum Beispiel könnte eine Adresse Standorte wie „Keller" oder „Lagerraum 1" haben.
Was sind mögliche Verschachtelungsebenen für meine Produktstandorte?
Ein Artikel kann sich an einer Adresse und einem Ort befinden und kann sich in anderen Artikeln (genannt Behälter) befinden. Behälter können in anderen Behältern sein. Hier sind drei Beispiel-Verschachtelungsebenen:
1. Adresse (eine Straßenadresse) • Ort (wie „Lagerraum") • Behälter (wie „Gang 21") • Artikel (wie „Tennisschläger")
2. Adresse (eine Straßenadresse) • Ort (wie „Lagerraum") • Behälter (wie „Gang 21") • Behälter (wie „Sportbox") • Artikel (wie „Tennisschläger")
3. Adresse (eine Straßenadresse) • Ort (wie „Lagerraum Gang 21") • Artikel (wie „Tennisschläger")
4. Adresse (eine Straßenadresse) • Artikel (wie „Lagerraum Gang 21") • Anhänge zum Artikel einschließlich eines Bildes von „Tennisschläger"
Was sind Benachrichtigungen?
Benachrichtigungen werden für Erinnerungen gesendet, die Sie für sich selbst eingestellt haben oder um Sie an eine Aktion zu erinnern, die Sie durchführen müssen. Sie könnten beispielsweise eine Benachrichtigung erhalten, wenn Sie einen Artikel gebucht haben und ihn nicht bis zum Fälligkeitsdatum zurückgegeben haben.
Was sind Erinnerungen?
Sie können sich selbst Erinnerungen über den Anhangstyp namens Notiz setzen. Je nachdem, wie Sie es einrichten, wird eine Erinnerung auf Ihrem Mobilgerät angezeigt oder Ihnen zu einem ausgewählten Datum und Uhrzeit per E-Mail gesendet. Sie können das Datum und die Uhrzeit direkt einstellen, wiederkehrende Erinnerungen erstellen oder angeben, wie viele Tage, Wochen, Monate oder Jahre vorher die Erinnerung gesendet werden soll. Mehr darüber, wie Sie Erinnerungen einstellen, erfahren Sie hier.
Wie mache ich Artikel öffentlich zum Scannen außerhalb der App?
Um einen Artikel öffentlich zu machen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen „Öffentlich sichtbar" auf der Artikelseite für den Artikel. Dadurch kann jeder die Informationen anzeigen, ohne die App heruntergeladen zu haben. Scanlily gibt Ihnen automatisch einen Passcode, den Sie anderen mitteilen können, wenn sie Ihre öffentlich sichtbaren Artikel scannen und anzeigen. Sie können das Passwort ausschalten, indem Sie zu Einstellungen und Abonnentenprofil gehen. Mehr erfahren Sie hier.
Was ist der Unterschied zwischen einem kostenlosen, Pro- und Business-Abonnement?
Scanlily hat drei Abonnementstufen. Wählen Sie diejenige, die für Sie und Ihre Bedürfnisse passt!
• Kostenloses Abonnement: ein Einzelbenutzer-Abonnement. Der Benutzer ist ein Superbenutzer, was bedeutet, dass er vollen Zugriff auf das Konto hat, einschließlich aller kostenlosen Funktionen und Systemeinstellungen.
• Pro-Abonnement: ein monatliches Einzelbenutzer-Abonnement. Verfügbar als In-App-Kauf über die Android- oder iOS-App. Enthält alle kostenlosen Funktionen sowie Buchungssystem, UPC-Scannen, Anpassung, Verlauf und mehr.
• Business-Abonnement: ein Mehrbenutzer-Abonnement. Verfügbar zum Kauf, indem Sie ein kostenloses Konto erstellen und sich dann auf der Benutzer-Website anmelden. Enthält alle Pro-Abonnement-Funktionen sowie Alarme, Datenimport, Benutzerzugriffskontrolle, Sicherungen auf lokales Laufwerk, Dutzende von Berichten und mehr.
Mehr über Abonnementstufen erfahren Sie hier.
Wie funktioniert die UPC- und EAN-Nachschlagefunktion?
Scanilys UPC- und EAN-Nachschlagefunktion ermöglicht es Ihnen, vorhandene UPC- und EAN-Barcodes zu scannen, um Produktinformationen, Bilder und Preise abzurufen und diese Informationen dann sofort in Scanlily zu übertragen. Kostenlose Benutzer können diese Funktion eine Woche lang testen.